第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范学院会议费管理，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《安徽省财政厅关于印发〈安徽省省直机关会议费管理办法〉的通知》(财行〔2017〕1736号 )、《中共安徽省委办公厅 安徽省人民政府办公厅印发〈关于改革完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见〉的通知》(皖办发〔2016〕73号)等文件精神，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的会议是指学院召开的各类会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、表彰会、报告会、座谈会等。
第三条 学院召开会议应结合工作实际需要，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议数量、会期、规模。
第四条 学院须严格会议费预算管理，控制会议费预算规模，将会议费纳入年度预算，并单独列示。学院相关部门事前应编制会议费预算，并按规定程序报批。会议费预算应细化到具体会议项目，执行中不得突破。国家和省对科研经费管理中会议费有明确规定和要求的，严格按国家和省相关规定执行。
第二章 会议审批和管理
第五条 学院建立会议编报和审批制度，年度会议计划按照学院经费审批标准报相关会议审批后执行。年度会议计划包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等内容。
年度会议计划一经批准，原则上不得调整。对确需临时增加的会议，须按规定程序报批。
第六条 学院各类会议均按照“谁申请，谁负责”的原则，由申请部门（或教科研项目的项目负责人）举办。申请部门（或教科研项目的项目负责人）是会议费使用的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
学院财务处负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规、会议管理办法和会议费管理办法，实施会议费报销管理。
学院纪检监察部门对会议管理和会议费使用情况进行监督检查。
第七条 学院召开会议，会期一般不得超过1天，因教学、科研需要举办的业务性会议（如学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、论证会等），会议天数按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则确定，经院长批准后执行。会议报到和离开时间合计不得超过1天，工作人员控制在会议代表的10%以内。
第八条 举办会议应充分利用学院资源，参会人员主要是校内人员的各类会议原则上必须在校内举行。校内不具备条件确需到校外召开的，应根据经济性、便利性原则选择会议定点饭店举行。
参会人员以在肥单位为主的会议不得到合肥以外的地方召开，不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第九条 会议召开所在地的代表原则上不安排住宿。
第三章 会议费开支范围、标准和报销支付
第十条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等；国际会议开支范围包括同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
第十一条 会议费开支实行综合定额控制。综合定额标准是会议费开支的上限，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。会议费综合定额标准如下：
单位：元/人.天
（一）其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
（二）各类会议应严格按照综合定额标准执行，超标准部分不予报销。
（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
第十二条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额：
（一）会议代表参加会议发生的差旅费，原则上回所在单位报销。对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的差旅费，可对照学院相应标准在差旅费中列支。
（二）会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费等按有关标准执行。
（三）会议发生的文献出版费、翻译费等在额度内据实报销。
（四）举办会议中涉及到采购事项的，按财政部门及学院相关规定执行。
第十三条 对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任，赞助收入应全部纳入学院财务统一核算和管理。
第十四条 学院举办会议的部门在会议结束后应及时汇总各项资料和票据，填报会议费报销单，办理报销手续。
学院财务处须严格按规定审核会议费开支，对未履行审批程序以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
第十五条 会议费报销时应当提供以下材料：
（一）会议审批表；
（二）会议通知；
（三）会议议程安排；
（四）参会人员签到表、会议工作人员和志愿者名单等；
（五）会议服务单位提供的发票、费用明细结算清单等资料；
（六）相关合同、协议等支撑材料。
第十六条 学院会议费支付严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第十七条 学院直接从事科研任务人员，以及在学院担任领导职务的专家学者，使用省级财政科研项目经费开展科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等，按照区别管理科研经费支出的国际交流和交通费用的相关规定，将科研经费支出的国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费等支出计入“因公出国（境）费用”科目，与一般国家工作人员因公临时出国区别管理，实行单独核算反映，列入学院“三公”经费统计范围，不纳入省本级“三公”经费预算限额。
第四章 监督检查和责任追究
第十八条 学院举办会议的部门和人员须严格遵守有关财经法律法规和会议管理办法，规范报销会议费，确保票据来源合法，内容真实、完整、合规。
第十九条 会议费管理和使用情况应自觉接受财政、审计等部门的监督检查。
第二十条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
学院应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十一条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：
（一）未按本办法规定程序审批召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
第五章 附则
第二十二条 本办法未尽事宜，依照国家有关法律法规和相关规章制度执行。
第二十三条 本办法自印发之日起施行，由学院财务处负责解释。
